ROMFASTSQL/chatbot/prd.md

# Product Requirements Document (PRD)
## Chatbot de Suport Tehnic RAG pentru ROMFAST

## 1. OVERVIEW ȘI OBIECTIVE

### 1.1 Problem Statement
ROMFAST necesită un sistem de suport tehnic 24/7 care poate:
- Răspunde la întrebări tehnice ale clienților
- Oferi soluții bazate pe documentația existentă
- Menține conversații context-aware
- Funcționa independent de orice suport uman
- Integrare perfectă cu website-ul existent

### 1.2 Goals/Objectives
**Business Goals:**
- Reducerea costurilor de suport cu 50-70%
- Îmbunătățirea satisfacției clienților (>4.0/5)
- Timp de răspuns < 5 secunde
- Disponibilitate 24/7

**Technical Goals:**
- Arhitectură scalabilă și maintainabilă
- Upgrade de la Flowise + Groq la Claude Agent SDK
- Implementare RAG (Retrieval-Augmented Generation)
- Session persistence și context awareness

### 1.3 Success Metrics
- **Response accuracy**: > 90% pe întrebări tehnice
- **First query resolution**: > 75%
- **User satisfaction**: > 4.0/5 rating
- **System uptime**: > 99.5%
- **Response time**: < 5 secunde (RAG + Claude)
- **Page load time**: < 3 secunde (frontend)

## 2. USER PERSONAS ȘI USE CASES

### 2.1 Primary User Personas

**Persona 1: Client Final**
- Nume: Ion Popescu
- Rol: Utilizator final al software-ului ROMFAST
- Technical skill: Limited
- Goals: Rezolvare rapidă a problemelor tehnice
- Frustrations: Așteptarea lungă pentru suport, termeni tehnici complecși
- Preferred communication: Limbaj simplu, soluții concrete

**Persona 2: Administrator IT**
- Nume: Maria Ionescu
- Rol: IT Administrator la client ROMFAST
- Technical skill: Advanced
- Goals: Soluții tehnice detaliate, troubleshooting avansat
- Frustrations: Răspunsuri generice, lipa detaliilor tehnice
- Preferred communication: Documentație tehnică, pași detaliați

**Persona 3: Contabil**
- Nume: Elena Vasile
- Rol: Utilizator aplicație contabilitate ROMFAST
- Technical skill: Basic
- Goals: Rezolvare rapidă erori de conectare/date
- Preferred communication: Instrucțiuni step-by-step

### 2.2 Primary Use Cases

**UC1: Erori de Conexiune**
- User întâmpină eroare la conectare
- caută soluții rapide și clare
- necesită pași concreți de rezolvare

**UC2: Întrebări Tehnice Generale**
- User întreabă despre funcționalități
- necesită explicații detaliate
- vrea exemple concrete de utilizare

**UC3: Problema Specifică Software**
- User raportează bug/error mesaj specific
- necesită identificarea cauzei
- vrea soluție/workaround

**UC4: Integrare și Setup**
- Administrator necesită configurare sistem
- vrea documentație tehnică detaliată
- necessită best practices și configurații

### 2.2 Telegram Use Cases

**TU1: Quick Commands Access**
- User deschide Telegram bot
- Accesează rapid meniul principal cu `/menu`
- Navighează prin categorii predefined
- Selectează acțiuni rapide fără typing

**TU2: Session Management**
- User începe conversație pe website, continuă pe Telegram
- Utilizează `/clear` pentru reset sesiune
- Accesează istoric cu `/history`
- Menține context între platforme

**TU3: Structured Problem Reporting**
- User folosește menu pentru a selecta categoria problemei
- Bot adresează întrebări specifice pentru diagnostic
- Oferă solutions step-by-step
- Permite escalare către suport uman dacă needed

**TU4: On-the-Go Assistance**
- Mobile user în teren întâmpină problemă
- Folosește Telegram pentru quick help
- Primește concise, mobile-friendly responses
- Generează documentație offline format pentru download

## 3. FUNCTIONAL REQUIREMENTS

### 3.1 Core Chatbot Functionality
**FR1: Question Processing**
- Accept întrebări în limbaj natural (română/engleză)
- Parse și understand intent-ul utilizatorului
- Extract key terms pentru better RAG retrieval
- Handle typos și spelling errors

**FR2: RAG Integration**
- Search în knowledge base pentru relevant content
- Ranking results după relevance score
- Include source citations în răspunsuri
- Handle cases where no relevant info found

**FR3: Response Generation**
- Generate contextual responses folosind Claude Agent SDK
- Include step-by-step solutions pentru probleme tehnice
- Maintain consistent brand voice (ROMFAST style)
- Provide alternative solutions dacă primary nu funcționează

**FR4: Session Management**
- Maintain conversation context across multiple turns
- Remember previous questions și answers
- Reference earlier conversation în current responses
- Session persistence across browser refresh

### 3.2 User Interface Requirements
**FR5: Chat Interface**
- Clean, professional UI design matching ROMFAST branding
- Responsive design (mobile & desktop)
- Real-time typing indicators
- Message history scrollable
- Input field with character limit

**FR6: Accessibility Features**
- Keyboard navigation support
- Screen reader compatibility
- High contrast mode option
- Font size adjustment

**FR7: Message Display**
- Clear distinction între user și bot messages
- Timestamps pentru fiecare message
- Source citations displayed clearly
- Error messages displayed user-friendly

### 3.3 Integration Requirements
**FR8: URL Parameter Support**
- Support `?message=intrebare` parameter
- Auto-fill input field cu parameter
- Auto-send message după page load
- Handle URL encoding/decoding properly

**FR9: Cross-Origin Communication**
- API calls către backend LXC container
- CORS configuration pentru cross-origin requests
- HTTPS encryption pentru API calls
- Error handling pentru network issues

**FR10: Local Storage Management**
- Store session ID în localStorage
- Persistent conversation history
- Auto-cleanup după X days
- Privacy-compliant data storage

### 3.3 Telegram Bot Functionality
**FR11: Command Processing**
- Handle slash commands (/menu, /clear, /help, /start, /history)
- Parse và process bot commands cu python-telegram-bot
- Command descriptions displayed în help menu
- Context-aware command availability

**FR12: Interactive Menu System**
- Hierarchical menu structure cu inline keyboards
- Category navigation (Conectare, Erori, Configurare, etc.)
- Quick action buttons pentru common issues
- Back navigation în menu hierarchy
- Dynamic menu updates based on context

**FR13: Session Management (Telegram)**
- User session tracking prin Telegram user_id
- Cross-platform session synchronization
- Session persistence across bot restarts
- Private session storage pentru confidentiality

**FR14: Response Formatting pentru Telegram**
- Markdown formatting pentru rich text responses
- Code blocks pentru technical instructions
- Inline URL generation pentru documentation links
- Message length optimization (Telegram 4096 char limit)
- Support pentru media attachments (PDF, images)

**FR15: Error Handling și Recovery (Telegram)**
- Graceful error handling pentru API failures
- User-friendly error messages în Telegram
- Retry mechanisms pentru failed requests
- Escalation options pentru complex issues
- Fallback messages când RAG returns no results

## 4. NON-FUNCTIONAL REQUIREMENTS

### 4.1 Performance Requirements
**NFR1: Response Time**
- API response < 5 secunde (including RAG retrieval)
- Frontend load time < 3 secunde
- UI interaction response < 200ms
- Real-time typing indicators < 100ms delay

**NFR2: Scalability**
- Support concurrent 100+ users
- Handle 1000+ questions per day
- Backend auto-scaling cu Docker
- Database optimization pentru fast retrieval

**NFR3: Reliability**
- System uptime > 99.5%
- Graceful degradation pentru partial failures
- Automatic error recovery
- Backup și recovery procedures

### 4.2 Security Requirements
**NFR4: Data Privacy**
- No personal data storage beyond session
- Encrypted API communications
- Rate limiting pentru abuse prevention
- Input validation pentru XSS prevention

**NFR5: Authentication**
- No user authentication required (anonymous sessions)
- Session ID generation secure enough
- Protection against session hijacking
- CSRF protection pentru API calls

### 4.3 Maintainability
**NFR6: Code Quality**
- Clean, documented code
- Separation of concerns
- Unit tests pentru critical components
- CI/CD pipeline pentru deployments

**NFR7: Monitoring și Debugging**
- Comprehensive logging
- Performance metrics collection
- Error tracking și alerting
- User interaction analytics

## 5. TECHNICAL ARCHITECTURE

### 5.1 Frontend Requirements
**TR1: Technology Stack**
- HTML5 semantic markup
- ES6+ JavaScript (vanilla, no frameworks)
- CSS3 cu modern layout (Grid/Flexbox)
- Fetch API pentru backend communication

**TR2: Component Architecture**
- Modular JavaScript structure
- Event-driven architecture
- Component-based UI elements
- Plugin-ready architecture pentru future extensions

### 5.2 Backend Requirements
**TR3: API Layer**
- FastAPI RESTful endpoints
- JSON request/response format
- HTTP status codes standard
- OpenAPI documentation

**TR4: AI/ML Integration**
- Claude Agent SDK integration
- RAG pipeline cu Chroma vector DB
- Embedding models pentru text processing
- Context management pentru conversations

**TR5: Data Layer**
- ChromaDB pentru vector storage
- In-memory session store
- File-based knowledge base storage
- Backup procedures pentru data persistence

### 5.3 Infrastructure Requirements
**TR6: Deployment Architecture**
- Docker containerization
- Proxmox LXC deployment
- Static IP configuration
- SSL certificate management

**TR7: Network Requirements**
- Public IP exposure pentru API
- Firewall configuration
- DDoS protection setup
- CDN integration caching (opțional)

### 5.4 Telegram Integration Architecture**
**TR8: Telegram Bot Requirements**
- **Bot Framework**: python-telegram-bot library
- **Bot Commands**: Structured commands cu slash (/menu, /clear, /help)
- **Menu System**: Interactive inline keyboards pentru navigation
- **Session Management**: Per-user session persistence
- **Message Types**: Support text, commands, și callback queries

**TR9: Claude Agent SDK Integration cu Telegram**
- **Message Processing**: Claude responses adapted pentru Telegram format
- **Tool Integration**: MCP servers accessible din Telegram context
- **Session Continuity**: Same session across website și Telegram
- **Context Preservation**: Conversation history maintained platform-agostic

**TR10: Backend Communication**
- **Shared Service**: Common backend service pentru website și Telegram
- **Session Synchronization**: Sync sessions între platforms
- **Response Formatting**: Platform-specific response formatting
- **Error Handling**: Graceful degradation pentru Telegram limitations

**TR11: Telegram-Specific Features**
- **Command Handlers**: /start, /help, /menu, /clear, /history
- **Interactive Menus**: Category navigation, quick actions
- **Callback Queries**: Menu selections, confirmations
- **Status Messages**: Typing indicators, processing states

## 6. USER EXPERIENCE REQUIREMENTS

### 6.1 Interaction Design
**UX1: Conversation Flow**
- Natural conversatională flow
- Proactive suggestions pentru follow-up
- Clear confirmation messages
- graceful handling pentru misunderstood questions

**UX2: Error Management**
- Friendly error messages
- Alternative suggestions când nu înțeleg
- Option to rephrase questions
- Human hand-off option (future)

**UX3: Visual Design**
- ROMFAST brand alignment (colors, fonts)
- Professional appearance
- Intuitive UI elements
- Consistent spacing și typography

### 6.2 Telegram User Experience
**UX6: Telegram Bot Interface**
- Intuitive command menu structure
- Clear menu labels și descriptions
- Consistent button design și placement
- Responsive layout pentru mobile screens

**UX7: Telegram Commands Design**
- **/start**: Welcome message și quick tutorial
- **/menu**: Interactive menu cu main categories
- **/clear**: Clear current session și start fresh
- **/help**: List all available commands și usage
- **/history**: Show conversation history summary

**UX8: Telegram Navigation Patterns**
- Hierarchical menu flow cu back buttons
- Quick return to main menu option
- Context-sensitive menu items
- Visual feedback pentru button clicks

**UX9: Telegram Response Structure**
- Short, mobile-friendly responses
- Bulleted lists pentru step-by-step instructions
- Code blocks formatted properly
- Emojis în moderation în brand consistency

### 6.4 Accessibility și Usability
**UX5: Mobile Experience**
- Touch-friendly interface
- Optimized pentru smartphones
- Vertical layout preference
- Voice input support (future)

**UX6: Localization**
- Limbavă română primary
- English as secondary
- Date/times local format
- Currency formatting (dacă relevant)

## 7. CONSTRAINTS ȘI ASSUMPTIONS

### 7.1 Technical Constraints
**C1: Hosting Environment**
- Frontend: Shared hosting (no server-side access)
- Backend: LXC Docker container limits
- No direct database access from frontend
- Static file serving constraints

**C2: Budget Constraints**
- Claire Max subscription cost limits
- LXC resource limits (CPU/RAM)
- Third-party service dependencies
- Maintenance cost considerations

### 7.2 Business Constraints
**C3: Timeline**
- Maximum 5 days pentru implementation
- Parallel development possible
- Phased roll-out approach
- Minimal disruption la existing services

**C4: Compliance**
- GDPR compliance pentru user data
- No sensitive data storage
- Data retention policies
- User consent requirements

### 7.3 Assumptions
**A1: User Behavior**
- Users comfortable cu chat interfaces
- Basic computer literacy
- Access la modern browsers
- Stable internet connection

**A2: Technical Environment**
- Modern browser support (last 2 versions)
- JavaScript enabled
- HTTPS support
- Mobile browser compatibility
- Telegram app access (mobile și desktop)
- Stable internet connection pentru API calls

## 8. SUCCESS CRITERIA ȘI LAUNCH REQUIREMENTS

### 8.1 MVP Definition
**Minimum Viable Product includes:**
- Basic chat interface with RAG responses
- Session persistence
- URL parameter support
- Mobile responsive design
- Basic error handling

### 8.2 Launch Criteria
**Technical readiness:**
- All functional requirements implemented
- Security testing completed
- Performance benchmarks met
- Backup procedures documented

**Business readiness:**
- Knowledge base populated cu relevant content
- Support team trained pe system
- User documentation prepared
- Communication plan ready
- Telegram bot published și functional
- Cross-platform session testing completed

### 8.3 Post-Launch Requirements
**PL1: Monitoring și Analytics**
- User interaction tracking
- Response quality metrics
- System performance monitoring
- Error rate tracking

**PL2: Iteration Plan**
- Weekly performance reviews
- Monthly content updates
- Quarterly feature enhancements
- Annual architecture review

## 9. RISK ASSESSMENT ȘI MITIGATION

### 9.1 Technical Risks
**Risk 1: Claude API Limits**
- Impact: Service degradation
- Probability: Medium
- Mitigation: Local fallbacks, graceful degradation

**Risk 2: Cross-Origin Issues**
- Impact: Frontend-backend communication failure
- Probability: High
- Mitigation: CORS testing, fallback mechanisms

**Risk 3: Knowledge Base Incomplet**
- Impact: Poor response quality
- Probability: Medium
- Mitigation: Content gaps analysis, gradual population

### 9.2 Business Risks
**Risk 4: User Adoption Low**
- Impact: Investment not justified
- Probability: Medium
- Mitigation: User training, promotional activities

**Risk 5: Performance Issues**
- Impact: Poor user experience
- Probability: Medium
- Mitigation: Performance testing, optimization

## 10. FUTURE ROADMAP (Post-Launch)

### 10.1 Phase 1 (1-3 months)
- **Telegram Bot Launch**: Complete Telegram integration
- **Advanced Commands**: /ticket, /escalate, /feedback
- **Media Support**: File upload/download capabilities
- **Analytics Dashboard**: Admin interface pentru insights
- **Knowledge Base Admin**: easier content management

### 10.2 Phase 2 (3-6 months)
- **Multi-platform Sync**: Seamless session sync website ↔ Telegram
- **Voice Input Support**: Dictation features pentru mobile
- **Integration APIs**: Connect cu CRM/ticket systems
- **Advanced Personalization**: User profiles și preferences
- **Telegram Channels**: Broadcast announcements și updates

### 10.3 Phase 3 (6-12 months)
- **Video Tutorials**: Embedded video content în responses
- **Community Q&A**: Social features pentru peer support
- **Analytics Dashboard**: Advanced tracking și insights
- **Integration APIs**: Connect cu CRM/ticket systems

### 10.4 Long-term Vision
- **Mobile App**: Native iOS/Android applications
- **Voice Assistant**: Phone bot integration
- **AI Agent Tools**: Diagnostic și troubleshooting automation
- **Predictive Support**: Proactive issue identification

---

## ACCEPTANCE CRITERIA

### Functional Acceptance
- [ ] Chatbot answers 90% of technical questions accurately based on knowledge base
- [ ] System maintains context across conversation turns
- [ ] URL parameter auto-fills and auto-sends messages
- [ ] Sessions persist across browser refreshes
- [ ] Mobile responsive design works on all major devices
- [ ] Error handling provides user-friendly messages

### Technical Acceptance
- [ ] API response time < 5 seconds including RAG
- [ ] Frontend loads in < 3 seconds
- [ ] System handles 100+ concurrent users
- [ ] CORS communication works properly
- [ ] SSL encryption implemented for API calls
- [ ] Session persistence works reliably

### Business Acceptance
- [ ] User satisfaction score > 4.0/5
- [ ] Support cost reduction measurable
- [ ] System uptime > 99.5%
- [ ] Knowledge base populated with essential documentation
- [ ] Support team trained on system operation

---

*Document Version: 1.1*
*Created: 24 Octombrie 2025*
*Last Updated: 24 Octombrie 2025*
*Status: Ready for Implementation*
*Changes: Added Telegram Bot Integration Section*